PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK
Pengertian
Proyek adalah sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir tertentu yang memiliki arti yang cukup penting bagi kepentingan pihak manajemen.
Idealnya, sebuah proyek dimulai ketika manajemen telah menyetujui sifat umum dari apa yang harus dkerjakan dan telah menyetujui taksiran jumlah sumber daya yang akan dipergunakan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut, kemudian, sebuah proyek akan berakhir jika tujuannya telah ercapai atau proyek tersebut dibatalkan.
Berikut adalah karakteristik proyek – proyek yang membuat pengendalian manajemen dan, hal nilah yang membedakannya dengan pengendalian manajemen kegiatan rutin.
1. Sasaran tunggal
Sasaran proyek biasanya adalah sasaran tunggal, sedangakan operasi rutin biasanya memilki bayak tujuan.
2. Struktur organisasi
Struktur organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi operasionaldemikian juga dengan sistem pengendalian manajemennya. Sedangkan dalam organisasi rutin, hal ini tidak terjadi.
3. Fokus pada proyek
Pengendalian proyek difokuskan pada proyek, tujuannya adalah menghasilkan sebuah produk yang memuaskan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan tingkat biaya yang optimum. Sedangkan fokus utama pengendalian manajemen untuk aktivitas operasi cenderung diarahkan pada biaya, sedangkan mutu dan jadwal hanya dilihat ketika terjadi penyimpangan.
4. Perlunya Trade off
Dalam sebuah proyek, bisanya melibatkan trade off antara ruang lingkup, jadwal dan biaya. Riilnya adalah ketika ruang lingkup proyek dipersempit, berarti biaya akan semakin minim. Kemudian untuk mempersingkat jadwal proyek, maka digunakan biaya lembur. Dalam organisasi rutin, trade off yang serupa juga terjadi, namun bukan merupakan kegiatan harian yang umum dilakukan.
5. Standar yang kurang andal
Standar kinerja yang ada dalam sebuah proyek hanya dapat dipergunakan sekali saja, meskipun beberapa proyek memiliki kemiripan.
6. Seringnya terjadi perubahan dalam pelaksanaan
Karena kondisi yang tak terduga yang tak diperkirakan saat konsultasi dapat mengakibatkan perubahan atas rencana proyek yang telah ditetapkan sebelumnya, dan hal ini adalah sebuah hal yang umum dalam pelaksanaan sebuah proyek.
7. Ritme yang berbeda
Ritme sebuah proyek dimulai dari kecil, meningkat mencapai aktivitas punaknya, dan kemudian menurun seiring dengan selesainya proyek tersebut, sedangkan ritme dari organisasi rutin cenderung beroperasi pada aktivitas yang sama dalam waktu yang cukup lama, kemudian berubah ke arah yang tak beraturan.
8. Pengaruh lingkungan yang lebih besar
Sebuah proyek akan sangat rentan terhadap pengaruh dari luar, jika dibandingkan dengan organisasi rutin.
9. Pengecualian
Perbedaan dari sisi ini tidaklah terlihat secara jelas, jika dalam sebuah organisasi rutin memilki sebuah fokus pengendalian manajemen yaitu totalitas kegiatan dalam periode tertentu, dlam hal ini, sebuah proyek akan memfokuskan pengendalian manajemennya pada tiap kegiatan.
Lingkungan pengendalian
1. Struktur organisasi proyek
Organisasi proyek memilki sifat yang sementara,dan ketika proyek berakhir, maka berakhir pula organisasi tersebut. Anggota dari tim ( organisasi ) pun dapat berasal dari bermacam sumber, misalnya saja berasal dari organisasi yang menjadi sponsor proyek, atau mungkin juga mendatangkan karyawan khusus dari organisasi luar untuk proyek yang akan dikerjakan.
Organisasi matriks
Bentuk organisasi matriks dalam sebuah proyek akan terjadi jika anggota tim direkrut dari organisasi yang mensponsori proyek tersebut. Dalam hal ini mereka akan bertanggung jawab kepada dua manajer, yaitu manajer proyek dan manajer departemen fungsional tempat mereka bertugas secara permanen. Organisasi yang demikian ini akan sangat rawan akan konflik kepentingan antara dua manajer tersebut.
Evolusi struktur organisasi
Hal ini menegaskan bahwa struktur organisasi proyek adalah berubah sesuai dengan tahapan sebuah proyek, begitu juga dengan metode manajemen yang digunakan. Contohnya adalah ketika dalam tahap awal proyek, maka pihak yang dominan adalah arsitek, insinyur dan konsultan. Kemudian pada tahap pelaksanaan yang dominan adalah manajer produksi, dan ketika proyek menjelang selesai, manajer pemasaran akan mulai menampakkan dominasi perannya.
2. Hubungan kontraktual
Jika proyek dilaksanakan oleh kontraktor luar, maka tingkat pengendalian secara otomatis akan bertambah, karena kontraktor luar akan membawa sistem pengendaliannya sendiri dalam pelaksanaan proyek, namun pengendalian itu juga harus disesuaikan dengan pengendlian yang juga dilakukan oleh organisasi sponsor.
Kontrak harga tetap
Dalam hal ini, kontraktor akan setuju ntuk melaksanakan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu dengan harga yang telah ditetapkan sebelumnya. Dala kontrak ini, organisasi sponsor bertanggung jawab mengaudit mutu dan jumlah pekerjaan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan adalah sesuai dengan ketetapan.
Kontrak penggantian biaya
Dalam hal ini, sponsor setuju untuk membayarkan biaya yang wajar dan ditambahkan dengan suatu laba tanggung jawab organisasi sponsor adalah pada pengendalian biaya. Sedangkan tantangan dalam kontrak ini adalah kemampuan orgainsasi sposor untuk mengendalikan ruang lingkup, jadwal, dan biaya agar tidak mengalami perubahan yang cukup signifikan agar kontrak ini layak dilaksanakan, maka harus ada penghitungan yang meyakinkan tentang aspek tersebut.
Perbandingan dalam jenis kontrak
Dari aspek harga, dalam kontrak harga tetap, kontraktor akan menetapkan besaran biaya yang dapat dinegosiasikan dan dalam harga tersebut sudah dimasukkan berbagai penyisihan untuk ketidakpastian yang mungkin terjadi saat pelaksanaan proyek. Sedangkan dalam kontrak penggantian biaya, komponen laba ( pembayaran jasa ) akan ditetapkan diawal dengan stuan moneter, dan jika kontraktor ingin menambah keuntungan, biasanya mereka akan membuat estimasi biaya yang tinggi dengan ongkos jasa yang tetap batasan atas.
Variasi
Pada dasarnya, organisasi sponsor akan mengalami kebingungan ketika harus menetapkan jenis kontrak. Oleh karena itu ditawarkan sebuah varian baru, yakni kontrak insentif. Kontrak ini lebih cenderung berdekatan sifatnya dengan kontrak harga tetap, namun dalam hal ini, kontraktor aka diberikan imbalan lain jika mampu menyelesaikan pekerjaannya sebelum tanggla yang telah ditetapkan. Namun hal ini perlu sebuah catatan, yakni jika estimasi penyelesaian dan biaya yang terjadi dapat dibuat cukup layak, maka penggunaan kontrak ersebu adalah tepat.
3. Struktur informasi
Paket kerja
Dalam sistem pengendalian proyek, informasi disusun berdasarkan elemen – elemen proyek. Elemen proyek yang paling kecil dinamakan paket kerja, dimana paket kerja ini merupakan kumpulan yang disebut dengan struktur rincian pekerjaan. Paket kerja sendiri memilki pengertian pertambahan pekerjaan yang dapat diukur, biasanya dengan jangka waktu yang singkat.
Perkiraan biaya tidak langsung
Dalam sebuah proyek, ada sebuah garis besar biaya langsung yang kemudian akan memunculkan estimasi biaya tidak langsung, seperti untuk aktivitas administrasi dan aktivitas pendukung lainnya. Estimasi biaya ini biasanya ditetapkan dalam satuan unit waktu, sama halnya dengan penetapan biaya overhead dalam organisasi aktivitas rutin.
Perencanaan proyek
Perncanaan sebuah proyek akan mencakup :
1. Tugas apa saja yang akan dilaksanakan
2. Siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas tersebut
3. Berapa lama tugas tersebut akan terselesaikan
4. Biaya yang digunakan untuk menyeleasikan pekerjaan tersebut
Karena dalam konteks ini kita bicara tentang proyek, maka harus ada sebuah kesiapan dari manajmen, tentu saja dalam bentuk pengendalian, karena karakteristik proyek yang rentan akan perubahan dari rencana awal yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan proyek
Hal yang sering muncul dalam pelaksanaan sebuah proyek adalah trade off. Trade off sendiri digunakan untuk melakukan penyesuaian atas kondisi yang terjadi pada saat pelaksanaan. Dalam sebuah proyek, bisanya melibatkan trade off antara ruang lingkup, jadwal dan biaya. Riilnya adalah ketika ruang lingkup proyek dipersempit, berarti biaya akan semakin minim. Kemudian untuk mempersingkat jadwal proyek, maka digunakan biaya lembur. Dalam organisasi rutin, trade off yang serupa juga terjadi, namun bukan merupakan kegiatan harian yang umum dilakukan.
Selain itu juga, dalam pelaksanaan sebuah proyek, para manajer akan membutuhkan laporan – laporan yang memberikan informasi seputar apa yang terjadi dalam proyek yang sedang dilaksanakan, diantaranya adalah :
1. Laporan kendala
Laporan kendala akan sangat membantu manajer dalam menemukan sebuah hambatan – hambatan yang muncul dan mengganggu proses pengerjaan proyek, melalui laporan inilah para manajer adapat melakukan tindakan – tindakan evaluatif, yang kemudian dilanjutkan denga tindakan perbaikan untuk menghilangkan atau meminimalisir hambatan tersebut.
2. Laporan kemajuan
Laporan ini biasanya berisi perbandingan antara jadwal dan biaya yang dianggarkan dengan jadwal danbiaya actual. Pendekatan yang dilakukan untuk menganalisa laporan ini adalah “ pengeloalaan dengan pengecualian “.
3. Laporan keuangan
Laporan ini berisi catatan yang akurat atas kondisi dan aliran keuangan yang ada dalam sebuah proyek.
Evaluasi proyek
1. Evaluasi kinerja
Evaluasi ini dititik beratkan pada manajemen dan sisi pengelolaan proyek. Tujuan yang pertama adalah membantu proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan manajer proyek. Selanjutnya, tujuan yang terakhir adalah menemukan cara yang lebih baik untuk proyek yang selanjutnya.
2. Evaluasi hasil
Konkritnya, kegiatan ini adalah membandingkan antara hasil yang disepakati saat awal proyek, denganhasil actual proyek yang telah dikerjakan. Evaluator hasil juga harus mempertimbangkan kemungkinan di masa mendatang ( pasca penyelesaian proyek ). Berikut adalah kriteria pemilihan proyek yang hendk dievaluasi :
a. Proyek tersebut seharusnya cukup penting untuk dapat membenarkan dilakukannnya pengeluaran dan usaha yang cukup banyak dalam evaluasi formal.
b. Hasil yang didapat harus dapat dikuantifisir.
c. Akibat dari variable yang tidak dapat diantisipasi hars dapat diketahui.
d. Hasil dari evaluasi harus mempunyai kesempatan yang baik untuk mengarah kepada dilakukannya suatui tindakan.
TUGAS KELOMPOK
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK
OLEH :
1. Kharisma Lisadino Junior ( 08.321.001 )
2. Achmad Jazuli ( 08.321.006 )
3. Dewi Nur Aini ( 08.321.020 )
4. Dian Eka Prasetya ( 08.321.027 )
5. Andini Tria Agustina ( 08.321.052 )
6. Dian Pratiti ( 08.321.054 )
7. Khoirun Nisa’ ( 09.321.062 )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar